Mail Merge, Apa itu?

Banyak orang yang mengatakan bahwa mail merge itu adalah surat massal dan ada juga yang menyebutnya dengan sebutan cetak gabung. Secara sederhana mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu yang dibuat di dalam microsoft word. Artinya, kita memasukan data ke dalam file micorosoft word dari file lain seperti dari microsoft excel, outlook atau acces.

Mail Merge

Mari perhatikan ilustrasi dibawah ini!

---

Dari ilustrasi gambar diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut:
File Induk (Main Document): adalah sebuah file yang berisikan naskah yang isinya tidak akan berubah pada saat proses penggabungan. Hal ini diebabkan karena file induk diketik secara manual.

File Data (Data Source): sebuah file yang berisikan data pendukung yang akan disisipkan ke dalam naskah file induk. File data bisa berupa tabel yang dibuat dalam microsoft word, lembar kerja microsoft excel, atau pun database yang dibuat dari software DBMS seperti Microsoft Acces atau dBaseIII+.

Hasil Gabungan: merupakan hasil penggabungan dua file tersebut (lihat gambar diatas!). FIle hasil penggabungan bisa dicetak langsung (print out) atau disimpan sebagai data baru atau file baru yang memungkinkan dicetak ditempat lain.

Apa yang bisa dilakukan oleh Mail Merge?

Banyak hal yang bisa dilakukan dengan fasilitas mail merge. Fungsi mail merge memungkinkan user dapat membuat beberapa dokumen seperti pemberitahuan nilai ujian, pembuatan sertifikat atau piagam penghargaan, pembuatan slip gaji, surat tagihan, surat pengiriman barang, surat ekspedisi, surat pemberitahuan hutang dan lain-lain.

Untuk dapat menggunakan fasilitas mail merge, diharuskan membuat dua buah file yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source).

Dokumen utama berisi teks, naskah atau hal lain yang tidak berubah dari dokumen yang akan dikirim, sedangkan sumber data berisi data atau informasi yang berubah dari dokumen yang akan dikirim (misalnya: nama penerima, alamat yang dituju).

Contoh Penggunaan Mail Merge

Pada tutorial mailing list memanfaatkan fungsi mail merge ini saya akan mengambil ilustrasi kegiatan dalam aktivitas kantor. Perhatikan ilustrasi dibawah ini!.

Kabag keuangan PT. Damai Sentosa akan mengirimkan surat pemberitahuan gaji karyawan yang berisi:

1. Nomor Register Pegawai
2. Nama Pegawai
3. Jabatan
4. Jam Kerja Efektif
5. Potongan Gaji
6. Pajak
7. Jumlah Total Gaji.

Surat pemberitahuan akan ditujuan kepada seluruh karyawan di Perusahaan tersebut yang berjumlah 36 orang.

Contoh soal diatas dapat kita uraikan bahwa ada dua dokumen yang dibutuhkan oleh kabag keuangan yang pertama data source dan kedua main document. Data source akan dibuat menggunakan microsoft excel sementara main document akan dibuat menggunakan microsoft word.