Fungsi Mail Merge Microsoft Word

Fungsi mail merge di Microsoft Word sangat ampuh untuk mempermudah pekerjaan kita di Kantor terutama dalam membuat surat dalam jumlah yang banyak dengan masing-masing penerima. Artinya, dalam surat tersebut terdapat banyak penerima seperti pemberitahuan tagihan, undangan pernikahan, pemberitahuan pembayaran pajak dan lain-lain.

Mail merge juga dapat digunakan dalam penomoran surat otomatis di Microsoft Word tanpa ada harus memasukan nomor surat secara manual. Namun dalam langkah pembuatan nomor surat otomatis di Microsoft Word diperlukan tahapan yang sedikit rumit dan tingkat kesuksesannya hanya 50%.

Fungsi Mail Merge Microsoft Word

Pada tutorial microsofr word kali ini, saya akan membagikan pengalaman saya dalam membuat fungsi mail merge microsoft word bekerja tanpa mengalami eror atau kendala karena setiap kesalahan langkah akan membuat mail merge tidak akan bekerja dengan baik maka diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam pembuatannya.

Sebelum memasuki inti persoalan, mari kita cari tahu dulu apa sih sebenarnya fungsi sebenarnya dari mail merge. Yuk disimak!

1. Mail Merge adalah fasilitas dalam microsoft word yang memungkinkan user menggabungkan dua file berbeda menjadi satu file utuh.
2. Mail Merge adalah kemampuan komputer merekam data dari 2 sumber yang berbeda.

Dua fungsi khusus mail merge diatas dapat kita jabarkan lagi menjadi beberapa fungsi umum sesuai dengan tujuan penggunaannya. Manfaat mail merge microsoft word sangat luar biasa.

Berikut adalah beberapa manfaat mail merge:

• Mempermudah pekerjaan kantor
• Menghindari kesalahan input data
• Lembar kerja dapat diedit
• Administrasi lebih rapi

Sebenarnya masih banyak manfaat lain yang bisa anda dapatkan dari penggunaan fungsi mail merge yang tidak saya jabarkan disini.

Persiapan Sebelum Membuat Mail Merge

Ada 2 faktor yang harus diperhatikan sebelum Anda membuat mail merge yaitu Sumber Data dan Master Document.

Sumber data (Data Source) adalah dokumen yang berisi data yang sama yang digunakan sebagai sumber untuk dokumen master. Sedangkan master dokumen adalah data yang isinya khusus untuk masing-masing penerima.

Ketika anda akan memanfaatkan fungsi mail merge microsoft word, maka dua dokumen penting ini tidak boleh terlewatkan. Artinya dua dokumen tersebut wajib dibuat.

Dalam artikel ini akan dijelaskan langkah demi langkah cara membuat data source dan master dokumen. Untuk tutorial fungsi microsoft lainnya silahkan baca: Fungsi Break Ms Word.

Membuat Data Source Untuk Mail Merge

Data Source atau sumber data sering disebut juga dengan database berupa data asli yang akan di import dokumen lain yang menggunakan fasilitas mail merge bisa kita buat dengan dua cara.

1. Cara pertama, bisa langsung dibuat di dokumen penerima
2. Cara kedua, dibuat terpisah dengan dokumen penerima

Tips:

Saya lebih menyarankan cara yang kedua dalam membuat sumber data dengan menggunakan Ms Excel atau Outlook. Baca artikel kami: Mail Merge, Apa itu?

Demikian uraian singkat tentang fungsi mail merge ini dibuat dan akan terus saya update langkah demi langkah membuat mail merge di lain kesempatan.