5 PROSEDUR PENYIMPANAN SURAT MENYURAT

PROSEDUR PENYIMPANAN SURAT MENYURAT - Langkah prosedur penyimpanan yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Pada penyimpanan surat diperlukan map, sedangkan pada penyimpanan non surat (kartu) tidak memerlukan map. 

Pada penyimpanan yang mempergunakan map pasti diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima. Berikut 5 PROSEDUR PENYIMPANAN SURAT MENYURAT

1. Memeriksa, Langkah ini digunakan agar yang akan disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar disimpan.
2. Mengindeks, Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan pada map dalam lemari arsip. Nama yang ditulis di kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks yaitu:   Menyimpan dengan map (gantung) Menyimpan dengan map ordner dan Menyimpan dengan kotak
3. Mengkode, Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan pada warkat bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map pasti akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yaitu kode C atau kode Nomor. Untuk surat yang disimpan pada map ordner dan bahan non-surat, kode yang dituliskan adalah langsung kode nomor. Kode yang tertera pada warkat ini penting untuk penyimpanannya terutama penyimpanan kembali apabila warkat dikembalikan oleh peminjam.
4. Menyortir, Penyortiran pada sistem nomor dilakukan apabila warkat yang akan disimpan berjumlah banyak, minyalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit. Penyortiran dilakukan untuk memudahkan petugas melakukan penyimpanan warkat, terutama agar petugas tidak perlu bolak balik dari meja ke filing kabinet.
5. Menempatkan, Menyusun wartkat baik surat maupun non surat (kartu)dan lain-lain dalam sistem nomor memerlukan ketelitian yang lebih banyak, sebab angka-angka yang digitnya banyak seringkali membuat kesalahan pada petugas. Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka label mapnya diberi nomor. Untuk penyimpanan yang menggunakan ordner map (kwitansi) maka ornder mapnya dapat diberi pembatas-pembatas dari karton manila yang diberi label sesuai keperluan. sistem

Demikian dan semoga bermanfaat, agar Anda lebih faham tentang surat menyurat silahkan baca juga : Sistem Penomoran Surat atau Indeks Surat