Sistem Masalah (Subject System Of Filing)

Setelah sebelumnya kita membahas Definisi Masalah Hubungan Masyarakat dan Sistem Penomoran pada Surat atau Indeks Surat, kini kita membahas tentang Sistem masalah (Subject system of filing)

Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah

Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.
Keterangan Jenis perlengkapan

1. Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip ) Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya Diperlukan 2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.
2. Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip). Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.
3. Map (folder), Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.
4. Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip ), Disiapkan sesuai kebutuhan.
5. Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks ) Disiapkan bila diperlukan.

Prosedur Penyimpanan

Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:

1. Meneliti dan membaca warkat, Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.
2. Mengindeks, Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.
3. Memberi kode, Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI"
4. Menyortir, Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan.
5. Menyimpan, Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.

Prosedur Penemuan Arsip

Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pastikan kode arsip yang akan dipinjam, (tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
3.Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.
Masalah Utama Sub Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit
B.Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti
C. .......... dst

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasi
Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian
A.2. Pajak
A.2.1. PPh
A.2.2. PPN
A.2.3. PBB
A.3. Kredit
A.3.1. Kredit Bank
A.3.2. Kredit Usaha Kecil
A.3.3. Kredit Investasi
B. Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.1.1. Formasi
B.1.2. Lamaran
B.1.3. Penempatan
B.2. ……. dst

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

Demikian, Semoga bermanfaat, Salam HeddysBloG